ПОЗНАНИЕ

Източник: Accounting Web
от Джеф Боршова

Много счетоводители се борят с администрирането на работните заплати или защото имат твърде много работа по това, или защото не искат да правят това изобщо. И в двата случая, те не отговарят на нуждите на техните бизнес клиенти. Повечето клиенти търсят счетоводно решение на едно място и ако не успеете да им помогнете с навременно и точно решение за администрирането на работните заплати, те ще потърсят такова другаде. За щастие, ако го направите правилно, изнесената обработка на възнагражденията на служителите на организацията може да бъде стратегическа инициатива за вашата счетоводна фирма, а обработката на заплатите може да изгради връзката с клиента.

Обикновено счетоводителите срещат някои или всички от следните предизвикателства, когато става въпрос за обработка на заплати за техни клиенти:

• Отнема врема и не добавя значителна стойност към счетоводната практика
• Важна е, за да се задържи клиента; обаче клиентите не искат да плащат допълнителни такси за това.
• Опитен служител може да напусне, което би довело до вътрешна неефективност.
• Информацията от клиента не винаги е навременна, точна и изчерпателна.

Обработката на заплати е сложен процес

Всъщност, обработката на заплатите не е само изчисляване и подготвяне на фишовете на служителите. Клиентите също очакват счетоводителите да:

• Подават задължителните отчети и декларации.
• Уддържат и подават данъците на служителите.
• Управляват вноските за здравно и пенсионно осигуряване на служителите.
• Уведомяват държавните органи за новоназначени и прекратени служители.
• Осигурят спазването на трудовото законодателство.

Съветвам счетоводните фирми или да избягват обработката на заплати или да намерят начин да усъвършенстват процеса до точка, при която работата е максимално автоматизирана и не създава затруднения в счетовоната им практика. Ако намерите начин да направите обработката на заплатите печеливша, това ще ви помогне да растете, тъй като създава допълнителни възможности за маркетиране на вашите професионални услуги. Една фирма може да таксува средно допълнително 3,000 долара на година от клиент за обработка на заплатите, ако приложат подходящите процеси. Ако желаете да увеличите приходите на фирмата си, сигурен съм, че бихте могли да намерите най-малко 10 клиенти, които се нуждаят от услуги по администриране на работните заплати.

Обикновено установявам, че много малко счетоводни фирми използват изцяло обработката на заплатите, за да си осигурят приходен поток. Всъщност, често срещам счетоводни фирми, които изобщо не таксуват или таксуват твърде ниско администрирането на работните заплати, напрактика използвайки по-доходоносните си услуги, за да компенсират разходите за обработка на заплатите. Помогнах на един от моите клиенти да повиши крайния си резултат с 50 хиляди долара, просто чрез оценяване на реалния обем на работата, която включва администрирането на заплати и правилното таксуване за услугата, която предлагаха. В този случай, изнасянето на администрирането на възнагражденията на служителите беше ключово, тъй като им позволи точно да предвидят разходите си и да таксуват клиентите си съответно.

Защо да минем към изнесена обработка на заплатите?
Ако приемем, че обработвате някакъв брой работни заплати, вероятно сте срещнали и предизвикателствата, които неизбежно идват с тях:

1. Одити на работните заплати
Може да изчакате докато вашите клиенти преминат през трудностите на одит на обработката на работните заплати, за да подходите към тях относно тази услуга. Въпреки това, тъй като изграждането на връзки с вашите клиенти е решаващо за успеха на счетоводната ви фирма, ползата за вас би била по-голяма ако действате проактивно – преди да възникнат някакви проблеми.

2. Грешки при обработката на заплати
Грешките при калкулациите на заплатите може да доведат до неочаквани и нежелани разходи. За клиентите това не е обикновена грешка. Служителите им ще бъдат обезпокоени от такава грешка, ако това им повлиява пряко, а това често разрушава доверието, за което усилено сте работили, за да изградите. В допълнение към недоволните служители, вие ще донесете санкции и излишен стрес за вашия клиент.

3. Следене на законодателните промени
Можете ли да назовете всички закони, които касаят администрирането на заплатите? Изключително сложното законодателство (бел.прев.: в САЩ) изисква обработката на заплатите да съответства на изискванията на около 6,500 федерални, щатски и местни законови рамки. Последните може да бъдат прости като например промени в удръжки или данъчни ставки, или по-сложни - като например спазване изискванията на Affordable Care Act, U.S.. Като счетоводни специалисти имаме ангажимент да следим много широк обсег от законодателни материали. Искате ли поемете риска, че сте наясно с всичко, което касае администрирането на заплатите? Обмислете работата с доставчик трета страна, например като Ceridian.

Ако вашите клиенти са имали някои от тези проблеми, вероятността те да са се обърнали към вас да им разрешите проблема е голяма. Ако правите обработката на заплатите с вътрешен отдел, може доста да намалите напрежението за вашите клиенти, но в крайна сметка поемате риска и напрежението върху себе си. Това е вашата възможност да се намесите и да им помогнете да намерят отличен доставчик на услуги по администриране на заплатите. Всъщност, вие трябва да им предложите решение, преди те да имат проблеми. Те ще оценят вашето становище и то ще ви даде възможност да научите повече за техните бизнес нужди. Вашите клиенти ще оценят вашия проактивен подход и ще ви препоръчат на своите колеги и сътрудници. 

Ползи от изнасяне на обработката на заплатите
Ползите от управлението на изнесено администриране на заплати далеч надхвърлят всички свързани с това разходи.По-важното е, че може да използвате изнасянето на обработката на заплатите, за да заздравите взаимоотношенията с вашите клиенти.

Използвайки добър доставчик на услугите по администриране на работните заплати ще даде спокойствие на вашите клиенти и ще ви позволи да изградите своя бизнес с изнесена обработка на работни заплати като основна услуга. Ако го правите правилно, това би донесло следните ползи за вас и вашите клиенти:

• Подобрена ефективност
• Точна и навременна обработка
• Ограничаване на риска
• Експертни консултации
• Най-добри практики, приложено от ваше име
• Управление на човешкия капитал
• Решение със скали, които са гъвкави и съобразени с нуждите на вашите клиенти
• Предвидими разходи

Въпреки това, не правете това, което повечето счетоводители правят: просто представяйки своите клиенти на външен доставчик, след което се отдръпват и редуцират стойността, която те биха могли да предложат на клиента в този процес. Клиентите ще платят повече за спокойствие, отколкото за нещо друго, което можете да им предложите. Работейки като посредник между вашите клиенти и външния доставчик може да предложите по-високо ниво на обслужване на разумна цена, докато все пак вие да печелите от това. В допълнение към увеличаването на таксите, счетоводителите, които поемат администриране на заплати са в състояние да привлекат нови клиенти.

Администрирането на трудови възнаграждения е нещо, с което повечето клиенти трябва да се занимават регулярно. Интегрирането на изнесена обработка на заплатите във вашата счетоводна практика ще ви позволи да достигнете до по-широка бизнес аудитория и да увеличите крайния финансов резултат. Прегледайте оценъчните чеклиста за изнесени услуги за малък бизнес на Ceridian, за да помогнете на клиентите си да оценят дали изнасянето на обработката на заплатите за бизнеса им е ефективно решение за тяхната организация.

За автора:
Джеф Боршова, експерт-счетоводител, започва кариерата си в областта на счетоводството през 1991 г. Посвещава кариерата си в изследователската насока за подобрение на оперативната ефективност и ефикасност на неговите клиенти с малък бизнес, възползвайки се от технологиите и иновациите. Той стеснява консултантския си фокус главно върху работа със счетоводни фирми и счетоводни практики за обработка на запалтите, тъй като те откриват онблачната система и изграждат техните „Dream Practices“ . Той е гост-блогър в „Големи идеи за малкия бизнес“ в блога на Ceridian, а също и консултант. (www.ceridian.com). Може да го намерите на: Twitter.com/dreampractices.